Pour rationaliser ses processus administratifs et financiers, en particulier le suivi des contrats et la gestion des factures, le Port de Bonifacio a opté pour Zeendoc. Une solution de dématérialisation et de gestion électronique de documents (GED) éditée par Sages Informatique. Il s’agit pour les équipes DAF de gagner du temps, de réduire les délais de traitement des documents et d’avoir un espace unique où tous les retrouver. (Photo : port de Bonifacio)
Cela fait désormais près de deux ans que le port de plaisance de Bonifacio, au sud de la Corse, a recours à la solution GED en mode SaaS Zeendoc afin d’archiver tous les documents officiels, de digitaliser les contrats, leur suivi et leurs signatures, ainsi que pour dématérialiser la gestion des factures fournisseurs. À l’origine, la capitainerie souhaitait un moyen de supprimer l’amoncellement de classeurs et documents papiers au profit d’un outil unique d’archivage.
En plus de centraliser l’ensemble des documents administratifs, la solution éditée par Sages Informatique s’occupe de l’envoi des 400 contrats commerciaux annuels ainsi que de leur suivi. Le logiciel génère le document et insère une date limite de validation (date maximum à laquelle il doit être signé), l’envoie au plaisancier et s’occupe automatiquement des relances, si besoin. De son côté, le plaisancier n’a qu’à signer électroniquement le contrat et le renvoyer.
Enfin, la solution gère également les quelque 600 factures annuelles du port de Bonifacio. Précédemment, chacune d’entre elles devait être renommée à la main avec un code, défini antérieurement par la capitainerie pour chaque mandat, avant de les joindre à la comptabilité. Désormais, Zeendoc s’en charge automatiquement. Les écritures comptables sont ensuite générées et directement importées dans le logiciel comptable, via une passerelle, avec un contrôle avant l’import. Selon Angélique Longo, agent administratif et financier du port, cela aurait permis à chaque collaborateur de gagner près de 2h de gestion administrative par jour.
Clémence Tingry
