Pour rationaliser ses processus de gestion des factures, le GIE Genelex a opté pour Zeendoc, solution de dématérialisation et de GED de Sages Informatique. (Photo : Unsplash)
En 2018, le GIE (groupement d’intérêt économique) Genelex installé à Roulans (Doubs) a cherché une solution pour automatiser le traitement des quelque 6 000 factures qu’il traite chaque année pour sa quinzaine de clients français. Genelex est une TPE, cabinet de gestion de comptabilité, marketing, communication et développement commercial.
Pour répondre a son besoin, il a choisi en 2019 la GED en SaaS Zeendoc de Sages Informatique « Lorsque nous recevons une facture, nous la scannons, l’importons dans Zeendoc et mettons à jour les métadonnées telles les montants HT et TTC, le nom du fournisseur, etc. Le logiciel l’envoie ensuite pour validation au service concerné. Enfin, si tout est en ordre, nous la payons et l’enregistrons », explique Nicolas Tissot, DAF de Genelex. Par la suite, la solution génère automatiquement les écritures, directement importées dans le logiciel comptable, via une passerelle, avec un contrôle avant l’import. « C’est un gain de rapidité et d’efficacité non négligeable, témoigne le DAF. L’un de nos comptables part en retraite et nous n’éprouvons ainsi pas le besoin de le remplacer ».
Un projet de 4 mois
Nicolas Tissot, à l’origine du projet, a débuté les recherches de solutions en septembre 2018. Il a rencontré les équipes de Zeendoc dont on lui avait parlé et a rapidement rédigé le cahier des charges du projet avec la DSI du GIE. Réalisé en 2019, le projet a duré 4 mois. Durant ce laps de temps, Zeendoc a proposé 3 versions de sa solution avant de trouver celle qui convenait à Genelex. « Les modifications que nous demandions étaient uniquement ergonomiques. Il s’agissait surtout de rendre l’outil le plus simple possible d’utilisation, précise Nicolas Tissot. Par la suite, c’est moi qui me suis chargé de former les équipes. La prise en main de l’outil a été rapide, une demi-journée à peine ». En plus du gain de temps et d’efficacité, le DAF explique que la solution déployée en 2019, a permis à Genelex de traverser plutôt sereinement la période du covid. « L’activité a continué sans grande différence ». Depuis 2021, Nicolas Tissot a également mis en place le module de traitement des notes de frais de Zeendoc.
Clémence Tingry
