Pour unifier son processus de gestion des marges sur l’achat et la refacturation des transports, le Club Med s’est appuyé sur la plateforme low code Apex et le cloud d’Oracle, accompagné par son partenaire Sqorus. (Sur la photo, de gauche à droite, Pierre Deparis, responsable applications métier support et Jérémy Eudeline, manager SI financier au Club Med)
Lors d’un webinaire organisé conjointement par Oracle et l’AUFO (Association des utilisateurs francophones d’Oracle) le 19 janvier 2022, le Club Med a présenté plus en détail son projet HomAIR, pour lequel il a obtenu le trophée de l’adaptation et de l’anticipation et le trophée coup de coeur du public en juin 2021, lors des Trophées Oracle des Clubs Utilisateur. Ce projet stratégique visait à optimiser la gestion des marges sur les réservations aériennes et la refacturation de ces achats aux clients, dans le contexte difficile de la crise sanitaire.
« La crise du Covid-19 s’est révélée à la fois globale, longue et douloureuse. En 72 ans d’existence, le Club a dû pour la première fois fermer l’ensemble de ses resorts en avril 2020 », a rappelé Pierre Deparis, responsable applications métier support (finance/RH) au Club Med en introduction. Dans ce contexte, le Club Med a lancé un plan d’action massif pour recentrer sa stratégie, piloter plus finement ses coûts et gagner en efficacité, tout en veillant à ne pas freiner le rebond. « Grâce à cela, nous avons réussi en 2021 à rénover quatre villages et à en ouvrir quatre nouveaux », continue Pierre Deparis. Si la pandémie a mis un coût d’arrêt à de nombreux projets IT et digitaux, ceux présentant un retour sur investissement rapide et facilitant le pilotage des coûts sont en revanche montés en tête de liste. Ce fut le cas du projet HomAIR, qui concernait un processus clef pour la gestion des marges et la trésorerie : en effet, le cycle de réservation des transports représente en temps normal 300 000 lignes de factures et 21% des coûts opérationnels du groupe. La crise sanitaire a entraîné un nombre sans précédent d’événements à traiter, avec de multiples annulations, reports et changements de transports. Le Club Med avait besoin d’une solution adaptée pour gérer cet afflux massif de données, l’existant ne suffisant plus. « Il s’agissait d’abord de gérer l’obsolescence de notre système historique, tant sur le plan fonctionnel que technique. Ensuite, il fallait centraliser les informations, pour ne plus avoir qu’un seul environnement là où le système en place reposait sur trois outils différents. Enfin, il fallait déployer un core model, tout en restant capable de prendre en compte les spécificités à l’échelle locale, comme la gestion multidevise dans certains pays », décrit Pierre Deparis. À cela s’ajoutait un quatrième enjeu, la rapidité de mise en œuvre, qui devenait impérative.
Du spécifique avec des briques standard
Le Club Med a alors lancé un appel d’offres afin de trouver une solution répondant à ses critères, avec un planning très ambitieux et un budget relativement serré en raison de la crise. « Nous avions également la volonté de mettre les métiers au coeur du projet, dans une démarche de co-construction », souligne Jérémy Eudeline, manager SI financier au Club Med. Les équipes de contrôle de gestion transport de la BU Europe Afrique ont notamment pris part à la démarche afin d’apporter cette vision métier, rejointes un peu plus tard par la comptabilité. Les besoins exprimés par le groupe portaient davantage sur des aspects fonctionnels que technologiques selon Jérémy Eudeline.
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