Oeuvrant en faveur de l’écologie, de la santé et de l’éducation, la Fondation Valery, basée en Suisse, a décidé d’optimiser sa gestion des demandes de subventions avec une solution de Business Process Management. (Y.Ritschel, directeur de la Fondation Valery – Photo Fondation Valery DR)
Créée en 2018 pour perpétuer les valeurs d’Arsan Valery, décédé en septembre de cette même année, la Fondation Valery, basée à Lausanne (Suisse), agit en faveur de l’écologie, de la santé et de l’éducation. Cette fondation à but non lucratif reçoit de nombreuses demandes de subventions chaque année. Pour sécuriser et optimiser ce processus géré de façon manuelle, elle a choisi de mettre en place une solution de BPM (Business Process Management), en l’occurence Workey d’Efalia.
« Confrontés à une augmentation croissante des demandes de subvention, nous souhaitions nous doter d’un outil performant capable de modéliser et d’automatiser les processus, afin de suivre simplement et en toute sécurité l’ensemble de la chaîne de traitement, des demandes jusqu’au paiement », explique Yannick Ritschel, directeur de la fondation. La gestion des demandes de subventions comporte de nombreuses étapes d’analyse, de suivi et d’échanges avec les demandeurs ou au sein des comités décisionnaires.
Orchestration depuis la demande jusqu’au financement
Moins de deux mois ont été nécessaires pour outiller ces étapes avec Workey. Désormais, la solution logicielle prend immédiatement en compte les demandes de subventions qui parviennent à la fondation, via un formulaire sur son site. Workey déclenche le processus d’instruction, tandis que des demandeurs transmettent en parallèle les éléments justificatifs requis. L’outil gère également les validations et les modifications, à des fins de traçabilité. Il prend en charge les appels au vote pour les demandes validées, ainsi que la signature de la convention de financement. Workey déclenche ensuite le processus de financement et transmet le montant alloué au demandeur. Ce dernier peut l’approuver et le signer directement dans la solution.
Tous les membres de la fondation habilités peuvent consulter et administrer les dossiers. Des alertes, rappels et notifications automatiques peuvent également être mis en place pour faciliter le suivi des demandes. « Nous avons d’ores et déjà constaté un gain de temps significatif au niveau de notre charge de travail administrative », témoigne Yannick Ritschel.
