Le préparateur et distributeur de crevettes réfrigérées en marque blanche Crusta C a souhaité rationnaliser son processus d’élaboration budgétaire très disparate et obsolète. Pour ce faire, il a opté pour la business intelligence Analytics et Planning Analytics d’IBM Cognos avec l’ESN Belharra numérique. (Photo Crusta C – DR)
Basé à L’Isle-Jourdain (Gers), le groupe Crusta C prépare, cuit et commercialise des crevettes et d’autres produits de la mer en marque blanche, principalement pour la grande distribution. Pour harmoniser et industrialiser ses processus d’élaboration budgétaire, l’entreprise a choisi de rebâtir son système de business intelligence.
Quand Lucia Tournier a rejoint Crusta C en 2020, en tant que responsable administrative et financière, trois outils de business intelligence différents coexistaient, rattachés aux applications métier du groupe. « La BI était assez cloisonnée et demandait beaucoup de retraitements, de sorties Excel. C’était très contraignant, d’autant que les flux industriels et le processus budgétaire qui les accompagnent sont assez complexes, avec quatre sites à consolider », raconte-t-elle. Pour gagner en efficacité, mais aussi pour accompagner la mise en place d’une fonction de contrôle de gestion, justement confiée à Lucia Tournier, Crusta C a cherché une solution de reporting et d’élaboration budgétaire capable de prendre en charge la collecte et le traitement des données.
Accompagnée par l’intégrateur et ESN Belharra numérique, l’entreprise a choisi deux solutions d’IBM, Cognos Analytics et Planning Analytics. Ces outils, permettront aux différents métiers et aux responsables des quatre sites de production du groupe de disposer de données et de rapports fiables, qui facilitent le pilotage. La solution devait notamment collecter des données dans les différentes applications métiers du groupe, dont l’ERP Oracle, Sage Comptabilité et Sage Paie, pour accélérer la production des rapports. « Nous avions besoin d’un outil pour envoyer des requêtes vers n’importe quelle base, Oracle, PostgreSQL, Excel, SQL Server… Comme nous étions en pleine refonte de notre SI, il fallait une solution adaptable pour ne pas tout casser et tout refaire », souligne Lucia Tournier. Elle devait non seulement être flexible, mais aussi puissante car le processus d’élaboration budgétaire nécessitait de grandes quantités de données et des flux transversaux. « Nous avions d’abord un besoin de simulation, puis un besoin de reporting pur », indique la RAF.
Le choix d’outils entièrement configurables
Après analyse du marché, Crusta C a décidé de comparer les offres d’IBM et Microsoft Power BI, choisissant finalement IBM Cognos Analytics et Planning Analytics début 2021. « J’avais déjà utilisé ces outils lors d’une précédente expérience. J’ai été recrutée pour cette raison et la direction m’a fait confiance pour le choix », explique Lucia Tournier, qui souligne que Cognos Analytics et Planning Analytics ne sont pas uniquement destinés à de grandes entreprises. « Dans les faits, on peut dimensionner ces solutions comme on le souhaite », affirme la RAF, pour qui l’intérêt des ces outils provient en particulier de la possibilité de totalement en personnaiser la configuration.
Une fois le choix effectué, l’entreprise a lancé un projet en deux volets : la construction d’un datawarehouse pour centraliser l’ensemble des données et la mise en place de différents flux métiers autour de celui-ci. Le datawarehouse tient une place conséquente dans le projet, car il sert toutes les applications métiers : la comptabilité, la gestion des temps, la supply chain, etc. « Le but est de ne plus aller piocher les données dans Oracle et de disposer de davantage d’autonomie pour les distribuer, en construisant des indicateurs majeurs, fiables, validés et multidimensionnels, plutôt que des états reconstruits à chaque fois », souligne Lucia Tournier.
Consultants spécialisés et co-construction
Pour le déploiement, Crusta C a fait appel à l’intégrateur basé dans le Sud-Ouest Belharra numérique, avec une expertise sur les solutions décisionnelles d’IBM. Le projet a été mené dans une approche de co-construction. « Trois jours par mois, Lucia Tournier venait dans nos locaux pour travailler sur différents sujets avec des consultants spécialisés », explique Georges Rouy, responsable du développement commercial chez Belharra numérique. Un consultant technique datawarehouse, un consultant métier pour le développement du cube et pour l’architecture et plus récemment un consultant spécialisé dans le reporting et Cognos Analytics afin de bâtir les tableaux de bord ont accompagné Crusta C. Ces ateliers ont permis de définir les besoins.
Ensuite, dès qu’un processus était en place, il était testé, validé puis basculé en production. « Cela a permis de présenter assez vite des résultats concrets, pointe Lucia Tournier. Ces réunions à trois ou quatre en même temps ont favorisé l’échange. Et nous pouvions immédiatement changer quelque chose si besoin, plutôt que de tout revoir. C’était quasi-instantané. » L’un des consultants avait par ailleurs une expérience en contrôle de gestion, un appui apprécié par la RAF, moins isolée lors de la modélisation de son domaine. Ce fonctionnement s’est également révélé gratifiant pour les consultants, selon Georges Rouy, car ils avaient le retour immédiat de leur client.
Toujours revenir aux besoins des utilisateurs
La construction de l’entrepôt de données et les premiers développements métiers associés ont duré environ dix mois, recette comprise. « Nous avons avancé module par module, en commençant par la finance, car nous étions en train de refondre le reporting financier, relate Lucia Tournier. Pendant que je développais les nouveaux flux de données, je visualisais le rendu en temps réel dans le reporting. Cela a permis de valider autant les flux que l’utilisage de Planning Analytics ». Aujourd’hui, la plate-forme est en production et le reporting opérationnel et comptable est en place, avec des données validées et qualifiées. « Nous savons d’où vient la donnée, nous avons une vision claire de tous les inputs », souligne la RAF. Le projet était notamment attendu par les responsables des différents sites de production de Crusta C, demandeurs de chiffres cohérents pour piloter leurs activités. Avec le reporting interactif, ils exploreront les données à leur guise, en toute autonomie.
Après ces premières étapes, Crusta C s’est attaqué à la modélisation des coûts de production. En 2023, l’entreprise a prévu ensuite de travailler sur la gestion commerciale, également en refonte, et de se pencher sur son processus budgétaire. « Nous avons toute l’architecture en place pour mettre une couche budgétaire sur toutes les parties. Avec l’équipe projet, nous avons une vision de la plate-forme à deux à trois ans, je peux dire précisément si et quand nous pourrons faire telle nouvelle fonctionnalité », souligne Lucia Tournier. Progressivement, l’entreprise migre également les anciens rapports sur Planning Analytics. « Nous devons les répertorier, voir quelles données doivent sortir. Cela n’a pas de sens par exemple de sortir une liste sur Planning Analytics », indique Lucia Tournier, ajoutant que le projet fournit également l’occasion de rationaliser tout le reporting.
De ce projet, RAF de Crusta C a tiré plusieurs enseignements. « Partir sur un projet avec une solution IBM demande du temps, de l’anticipation et une vision claire et globale, pas uniquement de court terme. Cela demande beaucoup d’investissement. Il faut une méthode qui, de plus, débouche boen sur ce dont on a besoin », observe Lucia Tournier, pour qui l’une des clefs du succès a été l’expertise des consultants fonctionnels et le choix d’un intégrateur capable de l’accompagner dans ce mode de travail agile. En termes de déploiement, celle-ci a constaté que si la comptabilité a été mise en oeuvre rapidement, le contrôle de gestion a pris davantage de temps, car elle était mobilisée sur les autres sujets. Enfin, la responsable rappelle que c’est le besoin de l’utilisateur qui doit guider le choix de la solution. « Examiner le ‘pour quoi faire ?’ donne énormément d’indications. Si un besoin ne concerne qu’un site, il faut voir par exemple si c’est quelque chose de généralisable aux quatre », illustre-t-elle.
Aurélie Chandèze
