La dématérialisation, pierre angulaire d’un projet de GED, permet de transmettre et de stocker sans support papier grâce à des flux de données électroniques échangés au sein de l’entreprise ou avec ses partenaires extérieurs. Elle diminue la consommation de papier, démarche respectueuse de l’environnement.
Le cahier des charges « Gestion Electronique de Documents (GED) – Dématérialisation » répertorie 492 critères techniques pour faciliter la préparation de votre cahier des charges et comparer les solutions de GED et de dématérialisation disponibles sur le marché. Ce document vous guidera dans votre réflexion stratégique et vous aidera à mener à bien votre projet de Gestion Electronique de Documents et de dématérialisation au sein de votre entreprise.
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Sommaire du modèle de cahier des charges dématérialisation, gestion électronique des documents (GED)
1- Projet : 87 critères
1.1 L’existant à prendre en compte pour le projet
1.1.1 Orientation du projet
1.1.2 Normes et standards
1.1.3 Connexions clientes
1.1.4 Dématérialisation
1.1.5 Gestion des fichiers
1.1.6 Volumétries
1.1.7 Mise en oeuvre
1.1.8 Évolution des postes de travail
1.2 Evolutions à moyen terme
1.2.1 « Scalabilité »
1.2.2 Evolution des applications GED
2 – Gestion des points d’entrée : 109 critères
2.1 Gestion des points d’entrée « papier » et « fax »
2.1.1 Cadre général des périphériques
2.1.2 Gestion des sécurités
2.1.3 Module de numérisation intégré
2.1.4 API de numérisation
2.2 Gestion des points d’entrée numériques
2.2.1. Données et documents
2.2.2. API
2.2.3. Applications
2.3 Interface en entrée avec les outils de travail collaboratif
2.4 Indexation
3 – Vie des documents : 85 critères
3.1 Traitement des images
3.1.1. Modification des images
3.1.2. Manipulation des images
3.1.3. API
3.2 Annotations
3.2.1. Fonctions
3.2.2. API
3.3 Travail collaboratif
3.4 Durée de vie
4 – Mode « déconnecté » : 21 critères
4.1 Réplication locale
4.2 Fusion / Synchronisation
4.3 Travail collaboratif distant
5 – Gestion des points de sortie : 27 critères
5.1 Gestion des points de sortie « papier »
5.2 Gestion des points de sortie numériques
5.3 Publication
5.4 Rapports
6 – Sécurité : 81 critères
6.1 Administration
6.2 Authentification
6.3 Restrictions d’accès
6.4 Travail collaboratif
7 – Exploitation et administration : 82 critères
7.1 Dimensionnement
7.1.1 Stockage
7.1.2 Réseau
7.1.3 Connexions clientes
7.2 Plateforme
7.2.1 Pré-requis
7.2.2 Incompatibilités
7.3 Stockage
7.3.1 Types de supports
7.3.2 Ajouts de supports
7.4 Plans de secours
7.4.1 Backup
7.4.2 Restauration
7.5 Gestion des incidents
7.6 Mise à jour
7.7 Migration
7.7.1 Changement de matériel
7.7.2. Export vers une autre solution
