Pour ses contrats fournisseurs, ses conventions de partenariat et certains autres actes, Apprentis d’Auteuil a recours à SunnyStamp de Lex Persona. Le projet, très structurant, a été accéléré à cause de la crise sanitaire et se généralise petit à petit. (Photo d’Axel Jacquet, DSI de Apprentis d’Auteuil, par Thomas Léaud)
PublicitéUn acteur de la sphère sociale comme Apprentis d’Auteuil doit bien sûr signer des contrats ordinaires avec des fournisseurs, des baux de location, etc. Mais à ceux-là s’ajoutent aussi des conventions liant parfois jusqu’à une dizaine de parties, acteurs publics ou partenaires associatifs. « C’est déjà compliqué d’organiser les signatures en temps normal, avec l’obligation de faire circuler des documents le plus souvent par La Poste, avec des délais importants et parfois des blocages, mais la crise sanitaire a rendu la situation encore plus difficile » souligne Axel Jacquet, DSI de Apprentis d’Auteuil. La création d’une fondation abritée (voir encadré) entraîne la signature d’actes pouvant réunir jusqu’à une vingtaine de parties. Axel Jacquet ajoute : « Et tout le monde est confronté aux contrats perdus, aux contrats que l’on retrouve en archives signés d’une seule partie, aux contrats avec annexes non-signées… »
Depuis plusieurs années, la fondation réfléchissait à la mise en place d’un processus de signature électronique. « En tant que DSI, j’utilisais une solution avec paiement à l’usage unitaire d’Universign pour certains contrats informatiques » précise Axel Jacquet. Durant le premier confinement, cette solution artisanale a pu être utilisée en dépannage. Mais il n’était plus possible d’attendre pour mettre en œuvre une solution globale. Le DSI soupire : « c’était une demande forte mais, si la signature électronique est un sujet pour tout le monde, personne n’a envie de s’en saisir. C’est donc la DSI qui a finalement pris en main la question. » Dans un marché foisonnant, la fondation a fait le choix d’une solution peu connue, SunnyStamp de Lex Persona. « Elle est très mal référencée sur Google et nous l’avons découverte par hasard via un consultant qui intervenait sur une GED » se souvient Axel Jacquet.
Une solution très paramétrable
Apprentis d’Auteuil a tout d’abord regardé la solution d’Oodrive, jugée immature en regard des besoins précis de la fondation, puis celles de YouSign et Docusign. Le DSI relève : « Docusign est très bien mais nous avions une vraie réticence à choisir un SaaS américain et la solution était moins paramétrable. » L’éditeur français Lex Persona propose un portail personnalisable aux couleurs de l’organisme, de très nombreux paramétrages, un nombre d’utilisateurs nommés illimité et un coût au parapheur (groupe de documents) signé selon le nombre de signatures.
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Bertrand Lemaire
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