Le groupe Agapes Restauration a choisi le SaaS SAP Concur pour gérer ses notes de frais pour remplacer le processus papier. Ce choix s’est opéré dans le cadre d’un vaste projet de transformation avec adoption massive de solutions cloud. Des précautions et bonnes pratiques ont permis le plein succès d’un projet très sensible pour les collaborateurs et qui se transforme souvent en bombe à retardement. (Photo Flunch)
Propriété de l’Association Familiale Mulliez (souvent abusivement désignée comme le « groupe Auchan »), le groupe Agapes Restauration comprend plusieurs enseignes de restauration classique et rapide (Flunch, Amarine, Pizza Paï, Trois Brasseurs, Il Ristorante…), de plats à emporter, à faire livrer ou manger sur place (So Good, Salad&Co, Le Petit Cuisinier…) et le charcutier-traiteur Festein d’Alsace. Agapes revendique la troisième place sur le marché de la restauration en France avec 356 restaurants dans l’Hexagone et 24 à l’étranger (Italie, Canada). En tout, le groupe compte 10 500 collaborateurs. Avec la crise sanitaire, la plupart des établissements sont actuellement fermés afin de préserver au maximum la trésorerie.
Depuis 2014, le groupe est doté de SAP ECC 6 on premise pour sa fonction comptabilité/finances. Paye et GRH sont, elles, sous Meta4, également on premise. Mais, depuis 2016, la DOSI (directeur de l’organisation et des systèmes d’information) a effectué un virage vers le cloud et la digitalisation des process avec une architecture générale de type plateforme. Rapidement, la bureautique et la messagerie ont basculé sous Google Workspace (ex-Gsuite). Jean-Luc Billaut, chef de projet finance chez Agapes, indique : « le cahier des charges de toutes les nouvelles solutions, à partir de ce moment là, exigeait à chaque fois des solutions leaders sur le marché, en SaaS, et utilisant le SSO de Google. » En 2018, la gestion des notes de frais a suivi cette logique. Depuis la fin de ce projet, d’autres ont été menés, notamment la dématérialisation des factures entrantes et sortantes avec Esker. La gestion des notes de frais était le premier projet mené dans cette logique tout en étant sensible : on parle de l’argent dû aux collaborateurs !
Une procédure antérieure fortement optimisable
Mais, quand il s’agit d’un groupe de restauration, de quelles notes de frais parle-t-on ? « Tout d’abord, dans les restaurants, il y a les petits dépannages où l’on achète quelque chose en urgence dans l’hypermarché voisin et, au niveau du siège, il y a les déplacements sur le terrain, sans oublier les repas d’équipes ou autres repas avec ou sans invité » répond Jean-Luc Billaut. En tout, cela représente environ 5000 notes de frais par an pour environ 750 personnes. C’est nettement moins qu’auparavant où le total annuel pouvait atteindre 12 000. Entre les deux, Agapes a remis de l’ordre, par exemple en centralisant les notes de frais entre les mains des seuls directeurs pour les restaurants. En cas d’urgence, si un salarié doit opérer la dépense, c’est le directeur qui le rembourse avant de se faire lui-même rembourser par l’entreprise. Pour les déplacements, les frais de transports (trains, avions…) sont gérés, sauf urgence extrême, par une agence de voyage et donc traités comme des factures fournisseurs ordinaires.
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Bertrand Lemaire
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