Le groupe Eiffage a déployé la solution de Sis ID, couplée à un outil d’automatisation, pour optimiser le processus de contrôle de sa base fournisseurs. Il bénéficie ainsi d’une protection accrue contre la fraude, tout en préservant la fluidité de ses processus. (Photo : Eiffage)
Eiffage est un groupe européen de BTP et de concessions, qui exerce ses activités à travers les métiers de la construction, de l’immobilier et de l’aménagement, du génie civil, du métal et de la route, de l’énergie systèmes et des concessions. Du fait de son ancrage très fort dans les territoires, le groupe travaille avec une base de fournisseurs conséquente, qui évolue fréquemment. Pour optimiser le processus de contrôle de ses fournisseurs, Eiffage a donc décidé de coupler deux solutions, la plateforme de Sis ID, qui permet de sécuriser les données de paiement et la solution de RPA d’Automation Anywhere pour automatiser les contrôles. Les équipes du centre de services partagés (CSP) comptable ont ainsi gagné en efficacité, tout en renforçant la sécurité.
Chez Eiffage, la transformation digitale de la fonction finance a démarré en 2008, avec la mise en place d’un système ERP commun, nommé Operis. Cette première étape s’est achevée en 2013, quand l’ensemble des 750 filiales françaises du groupe ont basculé sur le même outil. Une deuxième phase a débuté en 2016, avec la création d’un centre de services partagés comptable, en vue de centraliser le traitement des factures. « Pour y parvenir, il nous fallait aller plus loin dans la digitalisation », explique Antoine Ballenghein, directeur MOA et transformation digitale de la fonction finance chez Eiffage, qui est également chargé du centre d’excellence RPA et de la BI sur les domaines finance et RH. La complexité résidait en effet dans le nombre de fournisseurs et la volumétrie des factures à traiter : environ 2,5 millions de factures par an rien que pour les 750 filiales françaises et 90 000 fournisseurs différents, dont 15 000 nouveaux chaque année, qui doivent être contrôlés et certifiés, notamment pour prévenir les fraudes.
Interrogation par API
Le groupe se rapproche alors de Sis ID et étudie sa solution de lutte contre la fraude aux virements bancaires. La société fournit un service mutualisé de vérification de l’identité des entreprises et de leur identité bancaire, certifiant également les données des tiers à travers une blockchain privée. « Leur approche collaborative nous a paru prometteuse », confie Antoine Ballenghein. « Nous avons été pionnier sur leur solution avec d’autres entreprises du BTP, en participant au développement de leur plateforme. » En 2015, Eiffage décide de déployer la version directement intégrée à l’ERP, devenant le premier client à utiliser l’API. « Nous avions une contrainte d’industrialisation, afin de rendre les contrôles les plus fluides possibles. Il n’était pas question de se connecter à la plateforme manuellement », souligne Antoine Ballenghein. « Nous avons mis en place l’interrogation par API et nous avons couplé la solution avec notre outil de RPA, Automation Anywhere. »
Sis ID est appelé à deux étapes clefs : d’abord au moment où les comptables ajoutent l’IBAN d’un fournisseur ou en cas de modification de celui-ci, ainsi qu’à l’émission du virement, pour profiter de l’assurance de perte pécuniaire adossée à la plateforme. Les robots automatisent les contrôles lors des campagnes de paiement, qui interviennent deux fois par mois, avec une volumétrie avoisinant les 50 000 factures. À travers ce système, les résultats envoyés par Sis ID, qui intègrent aussi un indicateur SEPAmail fourni par les banques, sont combinés à des contrôles propres à Eiffage, afin notamment de mieux prendre en compte certains cas particuliers. « Parfois, le fournisseur indiqué sur la facture n’est pas celui qui est payé, c’était un peu compliqué au départ de réconcilier ces données », explique Antoine Ballenghein.
Une action reciblée sur le risque
La mise en place de Sis ID et de la RPA a permis de libérer un temps précieux pour les équipes comptables. Avant, à la création d’un fournisseur, le processus de contrôle mobilisait quatre personnes à temps plein. Aujourd’hui, il n’en nécessite plus qu’une seule. Tout est complètement transparent et en temps réel pour les utilisateurs, qui peuvent lancer les contrôles avec un bouton directement depuis l’ERP. Le résultat des contrôles s’affiche sous la forme d’un indicateur de couleur dans Operis. En cas de doute, le CSP finance et le comptable chargé des fournisseurs peuvent déclencher des vérifications plus poussées. « Cela permet de recibler l’action des comptables sur le risque », pointe Antoine Ballenghein.
Eiffage a ajouté par la suite des indicateurs de pilotage et de gestion des factures. Le groupe a aussi mis en place des indicateurs pour suivre les temps de réponse. « Nous avons jusqu’à 20 000 couples fournisseur/IBAN à valider en deux heures. Ces outils sont très importants, car sans eux, il nous faudrait plusieurs jours et beaucoup plus de ressources pour contrôler nos campagnes de paiement », souligne Antoine Ballenghein. En 2020, le groupe BNP Paribas est par ailleurs devenu partenaire de SiS ID, ce qui permet désormais d’avoir en retour l’information bancaire de manière transparente. Cela sécurise ainsi les informations entrées dans le système, tout en automatisant la saisie.
Intégrer les contrôles aux processus
À l’heure actuelle, Eiffage envisage le déploiement de la solution dans ses filiales hors de France. « Notre objectif est de centraliser la fonction finance. Nous intégrons progressivement d’autres pays européens dans notre core system, et nous en profitons pour les ajouter dans la solution de digitalisation des contrôles », explique Antoine Ballenghein. De ce projet, celui-ci a retenu deux enseignements. « Une des convictions que j’avais depuis le départ, c’est qu’il faut intégrer les solutions de contrôle aux processus. Si celles-ci représentent une charge supplémentaire, cela devient vite insurmontable pour les équipes. » Son premier conseil est donc d’intégrer au maximum ces outils dans les processus, afin qu’ils soient transparents à l’usage. Il rappelle également l’importance de mettre en oeuvre des contrôles très en amont. « En détectant la fraude le plus tôt possible dans les processus, le risque et le travail nécessaire pour la stopper sont moindres. »
Aurélie Chandèze
Article original sur le site de notre publication sœur CIO
