Pour supprimer un système existant obsolète et harmoniser les SI Finance de la MAAF, MMA et GMF, le groupe Covéa a misé sur SAP S4/Hana et Axway avec Accenture et Sopra Steria. (Photo Covéa)
Le groupe Covéa est issu du regroupement en 2003 de trois mutuelles historiques : MAAF , GMF et MMA Chaque mutuelle possédait bien sûr ses propres équipes, son propre système d’information, etc. et ses propres filiales, soit un total d’environ 140 entités en France (assurances vie, assurances non-vie, santé, assistance, SCI, GIE…). La mutualisation entre les structures a donc été très progressive avec quelques étapes clés comme, en 2017, la création d’un statut commun pour toutes les ressources humaines du groupement. « Même si beaucoup d’outils finance comme Millenium, Sage étaient communs … les paramétrages et modèle de données (plans de comptes, axes analytiques, processus d’élaboration budgétaire du contrôle de gestion…) étaient très différents. En tout, il y avait sept systèmes comptables différents avec de multiples outils connexes » se souvient Aude Messin, directrice de la transformation finance chez Covéa. Avec la création de Covéa, un outil de consolidation avait cependant déjà été mis en place, en l’occurrence SAP BFC.
Initialement, la création d’un système d’information finance commun n’était pas du tout prioritaire en regard d’autres chantiers d’harmonisation. « Il y avait une volonté de convergence mais ce n’était pas une priorité business. Le premier objectif était juste de permettre la consolidation obligatoire au niveau de la SGAM Covéa. » Mais, avec le temps, est arrivé un problème d’obsolescence. En 2018, il a donc été décidé de faire de la contrainte d’évolution une opportunité pour mutualiser les outils. A cette date, a ainsi été adopté un schéma directeur commun pour mettre en oeuvre un système harmonisé (mais pas réellement unique, notamment sur les référentiels), avec des outils communs mais des instances différentes, au lieu de remplacer outil par outil en isopérimètre. « En tout, la mise en place de ce SI harmonisé permet de décommissionner une cinquantaine d’outils » relève Aude Messin. Au-delà des grands systèmes comptables, il existe en effet un très grand nombre d’applicatifs annexes tels que les outils de reporting ou de production de liasses fiscales.
Un coeur SAP comme chez la majorité des assureurs
En 2018, un appel d’offres a donc été lancé. Les choix opérés ont été validés par un comité d’investissement stratégique groupe en juillet 2019 avec une trajectoire de déploiement progressif. Quatre éditeurs ont été initialement invités à mettre en place des démonstrateurs. Aude Messin se réjouit : « le choix a été convergent entre la DSI et les métiers ». En l’occurrence, SAP équipant la très grande majorité des assureurs, c’est SAP S4/Hana qui a été choisi comme coeur du nouveau système d’information. « Outre la maturité de l’éditeur pour notre secteur d’activité, il y avait aussi un très grand nombre d’intégrateurs connaissant à la fois SAP et le marché des assurances » observe Aude Messin. L’intégrateur choisi par Covéa a été Accenture pour cette partie du chantier. L’élaboration budgétaire a également été mise en oeuvre sur un module SAP, en l’occurrence SAC Planning. En parallèle, Covéa a lancé un projet de refonte de la gestion des sinistres, avec Claimcenter de Guidewire, dans le cadre d’un projet dédié baptisé Indigo.
Une deuxième partie du projet, plus délicate encore, concerne l’intégration des données dans SAP à partir des informations issues des systèmes métiers, notamment la gestion des sinistres. Covéa a, pour cette partie, choisi l’éditeur Axway. Côté intégration, Accenture ne s’est pas positionné sur ce lot qui a donc été confié à Sopra Steria Group, même si, évidemment, une unité d’intégrateur aurait été préférable. La question de la reprise de données a, elle, été pilotée par la DSI interne et les métiers. Ce point particulièrement sensible doit pouvoir être validé par les commissaires aux comptes, avant toute mise en production. Enfin, SAP poussait pour que le système soit installé en mode cloud, ce qui correspondait aussi à la volonté de la DSI. Aude Messin note : « pour l’heure, nous utilisons un cloud privé hébergé en Europe. Lorsqu’une cyber-attaque a entraîné un court arrêt des systèmes opérationnels en 2021, le projet a, lui, pu être continué. »
Un déploiement très progressif
Le projet global est évidemment très lourd. C’est la raison pour laquelle le déploiement a été progressif. Début 2021, quatre entités pilote ont ainsi été migrées sur SAP S/4Hana, deux côté GMF et deux côté MMA. Le chantier a ensuite pu se poursuivre pour préparer la première grande étape de bascule en production, le 3 janvier 2022. Cette première partie a concerné 37 entités de MAAF. En janvier 2023, les 98 entités restantes de GMF et de MMA basculeront à leur tour. La bascule n’a pu se faire qu’après validation de la reprise des données par les auditeurs : cette étape a bien été réalisée pour MAAF mais n’est pas achevée à ce jour pour la GMF et MMA.
« Nous aurons sans aucun doute encore des ajustements à opérer durant toute l’année 2023 pour sécuriser la production des arrêtés comptables, le go live garantissant la qualité de migration et d’intégration nécessaire au fonctionnement des entités » avertit Aude Messin. Elle ajoute : « la mise en place d’automatisations avec du RPA, de l’intelligence artificielle pour mieux gérer les données, etc. on verra après. »
Des bonnes pratiques impératives
Outre l’obligation de validation comptable dans la reprise des données, plusieurs points de vigilance sont à prendre en considération et des bonnes pratiques à suivre. La volumétrie des données, dans la partie du projet confiée à Axway et Sopra Steria Group, reste le sujet le plus délicat. Dans des organisations complexes comme la nôtre, avec un nombre conséquent de SI amont et des millions de flux quotidiens, où les données sont au coeur de l’activité quotidienne, celles-ci sont, à tous points de vue, le point qui attire constamment les regards.
Par ailleurs, le projet, qui devait suivre un planning très serré avec des dates de bascule à respecter, a fait l’objet d’un pilotage global associant les différentes parties prenantes sous la direction d’Aude Messin. Celle-ci précise : « un facteur clé de succès du projet est évidemment la bonne intelligence entre la DSI, les métiers, les consultants et les intégrateurs. Nous réalisons a minima deux réunions hebdomadaires pour s’assurer d’un bon alignement des pratiques et des objectifs par chacun. » La réussite en cours est pour beaucoup dû à cette harmonie.
Bertrand Lemaire
