Le groupe de 6,6 mds€ à l’organisation décentralisée avait besoin d’homogénéiser la mise en conformité de ses comptes avec la loi Sapin II. Philippe Pellerin, directeur des comptabilités du groupe, a opté pour Geo du cabinet BM&A qui analyse les écritures comptables et signale les opérations sensibles, en laissant aux directions comptables la validation finale. (Photo Spie Bangkok)
Pour le groupe Spie aux activités internationales, particulièrement décentralisé, il fallait mettre en place une solution de mise en conformité avec la loi Sapin II sur la transparence, la lutte contre la corruption et la modernisation de la vie économique. « Nous devions en particulier appliquer le pilier 5 sur les 8 que compte la loi, sur la mise en place des procédures de contrôles comptables, explique Philippe Pellerin, directeur des comptabilités du groupe. Avec notre organisation décentralisée, j’ai besoin d’un système de contrôle du périmètre autonome. Je dois m’assurer que les contrôles comptables dans les zones de risques Sapin 2 soient bien effectués dans nos filiales. Or, un chiffre d’affaires de 6,6 mds€ comme le nôtre représente des millions de transactions à analyser et à documenter. » Pour cette raison, Spie a opté pour la plateforme d’audit, de contrôle et d’analyse des données comptables et financières en SaaS Geo du cabinet d’audit et de conseil BM&A. « L’outil analyse les transactions pour que nous puissions vérifier qu’elles sont bien réalisées dans le cadre de règles définies par le groupe. » Spie a opté pour BM&A entre autres parce qu’il travaille avec lui depuis plus de 15 ans. Ils ont collaboré sur la consolidation IFRS, par exemple, mais aussi sur deux LBO et une introduction en bourse entre 2006 et 2015.
Un périmètre de consolidation variable entre 160 et 200 sociétés
Le modèle de l’entreprise s’appuie sur une forte croissance externe de 210 à 270 M€ annuels, qui lui confère un périmètre de consolidation de 160 à 200 sociétés en fonction des années. Celui-ci dépend en effet du nombre d’acquisitions nouvelles et de l’intégration d’acquisitions antérieures. Son organisation est par ailleurs très décentralisée avec une gestion des opérations au plus près du terrain. Philippe Pellerin est responsable de la fonction comptable au niveau de la holding et anime le réseau des directeurs comptables présents dans chaque pays. « Nos systèmes comptables sont sous la responsabilité des entités par zones géographiques, précise-t-il. Et une de nos difficultés réside dans cette croissance externe qui requiert l’intégration d’un certain nombre de sociétés avec des logiciels plus ou moins différents des nôtres.»
Les directeurs comptables de filiale disposent d’une synthèse de revue des transactions sur leur périmètre, adaptée aux critères définis pour tout le groupe. (Photo Spie. DR. Belgique – centrale géothermique)
Geo opère sur un découpage en 3 catégories des sociétés décidé par Spie. Celles qui représentent la plus grande part de l’activité passent chaque année par le processus de contrôle du logiciel. En fonction de la zone de risque, du volume de chiffre d’affaires ou du type d’activités, certaines autres structures se voient appliquer un système de rotation seulement tous les deux ou trois ans. Enfin, certaines entités avec une faible activité sont exclues du dispositif. « On parle là de conformité des processus comptables définis par la législation, la réglementation ou les processus de l’entreprise, rappelle Philippe Pellerin. Les contrôles portent sur les organisations comptables, sur les analyses en conformité de plans comptables, les référentiels de tiers fournisseurs ou clients, les processus d’achats ou de ventes, et plus généralement, toutes les transactions sensibles à la loi Sapin 2 comme les dons, les invitations, le sponsoring, le mécénat, les paiements en espèce, les notes de frais, les écritures manuelles… » La plus grande difficulté avec Geo n’est donc pas venue de l’alimentation du logiciel par le fichier des écritures comptables (FEC), mais de l’analyse l’imposante masse de données à traiter.
Les directeurs comptables autonomes vis-à-vis des analyses de Geo
Le directeur des comptabilités du groupe ne voulait par ailleurs pas que le logiciel serve uniquement à la récupération des informations pour une analyse de conformité à la loi Sapin 2 et soit ainsi potentiellement vu comme un outil de contrôle. Il devait aussi être à la disposition des filiales et représenter pour elles un bénéfice direct. « Je me suis déplacé dans chacune avec une personne de mon équipe spécialisée dans le déploiement de projets comptables et fiscaux, raconte Philippe Pellerin. Nous leur avons expliqué que nous réaliserions des campagnes annuelles de récupération des fichiers d’écritures comptables (FEC) pour les injecter ensuite dans Geo et en extraire tous les contrôles nécessaires. Dans ce type de projet, il faut un sponsor de haut niveau. »
Les utilisateurs disposent toujours d’une totale autonomie par rapport à l’outil. Geo affiche un tableau de bord de restitution des transactions analysées avec des feux verts, oranges ou rouges, mais n’engage aucune action automatique. Le directeur comptable de filiale le consulte et s’exprime dans les commentaires. Quand le logiciel rend son panel d’anomalies, il peut signaler des erreurs de saisie ou des faux positifs. La direction lui demandera éventuellement un argumentaire.
Entravé par la pandémie, le déploiement s’est néanmoins déroulé en grande partie en 2020. Seules le filiales allemandes et suisses restent à équiper en 2021. « Nous avons donc déjà réalisé une campagne complète pour l’année comptable 2019 à partir du déploiement 2020, précise Philippe Pellerin. Nous avions alors 205 sociétés dans le périmètre et nous en avons déployé 62. » Selon le directeur des comptabilités du groupe, dans les régions où Geo est installé, les retours sont très positifs.
Ce déploiement nous a permis de renforcer tous nos contrôles comptables, de les encadrer, de les homogénéiser et d’optimiser les processus de revue de compte, même dans une organisation décentralisée. Philippe Pellerin, directeur des comptabilités du groupe Spie.
Une homogénéisation des contrôles comptables
« Les chefs comptables ont un nouvel angle de vue sur leur périmètre, estime Philippe Pellerin. Jusque là, ils n’avaient pas de tels moyens de contrôler au jour le jour leurs écritures. Désormais, ils disposent d’une synthèse de revue des transactions, ont une vision claire de la ségrégation de taches ou de la nature de dépenses potentiellement concernées par Sapin 2 et peuvent même envisager des plans de remédiation. » Ils abordent leur comptabilité sous un nouvel angle avec un prétri sur les critères de contrôle appliqué au sein de l’ensemble du groupe. Les nouvelles règles internes ou légales sont par ailleurs intégrées plus facilement et automatiquement. « Ce déploiement nous a permis de renforcer tous nos contrôles comptables, de les encadrer, de les homogénéiser et d’optimiser les processus de revue de compte, même dans une organisation décentralisée, avec des outils différents, des règles comptables différentes résume Philippe Pellerin. Et c’est justement mon rôle. »
Une possible intégration directe dans le processus de clôture
Spie anticipe déjà la suite de son projet : intégrer directement le contrôle des comptes avec Geo dans son processus de clôture. « Nous pouvons démarrer notre campagne de contrôle en février ou mars, imagine le directeur des comptabilités du groupe. On procédera à l’intégration des données de l’année N dans Geo, à l’analyse en avril et mai, et le contrôle de niveau 2 réalisé par les directions comptables et moi-même être bouclé en juin. » De plus, pour l’instant, le groupe s’est focalisé sur les modules Sapin 2 du logiciel, mais sa direction de l’audit pourrait aussi s’intéresser aux éléments de la solution concernant sa fonction. « Cela aurait permis à nos auditeurs internes de travailler à distance plus efficacement, quand ils ne pouvaient plus aller dans les filiales à cause de la pandémie », note ainsi Philippe Pellerin. Les équipes des fusions et acquisitions regardent par ailleurs les outils d’analyse de documents comptables et financiers pour les processus de dew diligences.
Emmanuelle Delsol
