Alstom France fluidifie ses processus financiers avec le Process Mining

À l’occasion de la conférence en ligne Immersion digitale USF REX 2020, le groupe Alstom a partagé son expérience autour d’un projet d’accélération des processus financiers basé sur le Process Mining. Acteur global du secteur de la mobilité, Alstom conçoit des solutions et des services innovants autour du transport ferroviaire, comme les systèmes de tractions « verts » (trains à hydrogène) ou les trains autonomes. Il s’appuie pour cela sur une forte expertise interne : en France, le groupe compte par exemple 4500 ingénieurs sur 9500 collaborateurs, ainsi que plusieurs centres d’excellence. « Le département comptable vise le même niveau de qualité que le reste du groupe », lance Anne Renaudin Florence, Directrice Groupe Finance Efficiency chez Alstom en introduction. Dans ce but, celui-ci a lancé en 2019 un projet d’optimisation des processus dénommé IRIS, afin d’identifier les points de blocage, de nettoyer les bases fournisseurs et de réduire les factures en attente de traitement, en identifiant et en proposant des améliorations. Ce projet accompagnait la reprise en interne de la gestion comptable d’Alstom France et la réorganisation autour des deux centres d’excellence Finance existants, en France et en Inde. « L’objectif était d’améliorer la qualité de service et le partage des bonnes pratiques », explique Aude Hurtrel, responsable coordination Finance Excellence pour la France.

Parmi les différents processus comptables, le processus Procure-to-Pay était le plus critique en termes de volumétrie. « A l’époque, il traitait 27 000 factures par mois, un chiffre qui aujourd’hui est monté à 29 000 », précise Aude Hurtrel. Le département décide donc de le fluidifier afin d’éviter les goulets d’étranglement lors de la reprise des activités comptables, en lançant une mission d’optimisation accompagnée par KPMG. Le processus reposait sur trois principaux outils : SAP pour gérer l’ensemble de la chaîne, de la demande d’achat au paiement, un outil de sourcing en ligne interfacé avec le système ERP pour gérer les fournisseurs et enfin la solution Basware pour la numérisation et la comptabilisation des factures, ainsi que pour les flux de validation. « KPMG nous a proposé de mettre en place une approche de Process Mining sur ce processus afin de répondre à nos besoins », relate Aude Hurtrel.

Identifier les anomalies

Le Process Mining consiste à analyser les données transactionnelles pour cartographier les processus, puis comprendre comment ils fonctionnent réellement. « L’objectif était d’utiliser les données de SAP et Basware pour identifier des variations, des corrélations, des tendances et des actions non standard », explique Maxime Suzan, Manager IT Advisory chez KPMG. « Cela permet de confronter l’exécution réelle à la théorie, pour identifier par exemple des contournements et corrections manuelles. » Une fois ces éléments identifiés, il faut ensuite proposer des actions curatives et des améliorations, afin d’optimiser le fonctionnement.